一、

"土办法"采购的问题IBM公司过去也是用"土办法"采购：员工填单子、领导审批、投入采购收集箱、采购部定期取单子。企业的管理层惊讶地发现，这是一个巨大的漏洞--烦琐的环节、不确定的流程，质量和速度无法衡量、无法提高，非业务前线的采购环节已经完全失控了，甚至要降低成本都不知如何下手！摆在IBM公司面前的问题是：如何减少运营成本？可能降低哪部分成本？于是公司切开每1元钱的成本，看看它到底是如何构成的。经过IBM公司全球各机构的统计调查和研究分析，在采购、人力资源、广告宣传等各项运营开支中，采购成本凸显了出来。管理层不得不反思IBM公司到底是如何采购的？那时IBM不同地区的分公司、不同的业务部门的采购大都各自为政，采购的主体分散，重复采购现象普遍。以生产资料为例，键盘、鼠标、显示器甚至包装材料，大同小异，但采购流程自成体系，权限、环节各不相同，合同形式也五花八门。"土办法"采购的问题很明显：对外缺少统一的形象；由于地区的局限，采购人员不一定找到最好的供应商，而且失去了大批量购买的价格优势。

二、采购变革

在深入挖掘出采购存在的问题后，IBM公司随即开始了变革行动，目标就是电子采购。从后来IBM公司总结的经验看，组织结构、流程和数据这3个要素是改革成功的根本。电子采购也正是从这三方面着手的.

目前IBM公司电子采购主要由四大系统构成，即采购订单申请系统、订单中心系统订单传送系统与供应商网上沟通和询价系统（OFQ），加上一个相对完善的“中央采购系统”。但系统在推广过程中并不是一帆风顺的。特别是在IBM公司电子采购变革刚刚开始阶段，据调查，60％员工不满意现存的采购流程，原因是不满意平均长达40页的订单合同以及长达30天的处理时间。

  低效率的结果是，1/3的IBM公司员工忙于"独立采购"，以绕过所谓标准的采购流程，避免遇到“官僚作风”，而这种官僚往往导致更高的成本。

推广的困难在于地区和部门之间的协调、制定的订单新标准与老系统的冲突。问题陷入僵局。于是各地区的财务总监、系统总监、采购总监又坐到一起列单子，各地区正在使用的"土"系统有哪些？与新系统相比，数据的输入、输出是怎样的？一个一个的数据处理掉，形成统一的标准。最后，CPO手里握住一张"时间表，左边一栏是老系统退出历史舞台，右边一栏是新系统登场，并以此来督促生产总监。

在新旧系统更替过程中，传统势力很顽固，因为他们毕竟面临着新的采购系统与原有产系统衔接的问题。公司认为，提供过渡方案并帮助解决具体问题，才能平稳地过渡。

IBM公司普通员工的感受很能说明问题，"不知不觉中发生了变化，没有引起内部任何动荡"。就技术而言，IBM公司的电子采购系统已经到了能在中国国内广泛推行的地步，IBM中国公司已经与供应商开始了订单的网上交易。但由于国家法律及相关流程的限制，电子发票却尚未实施。为此，IBM公司已经与国家相关部门在探讨如何就此推行初步试点。

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